Warenwirtschaftssystem flexERP

flexERP Warenwirtschaftssystem – Artikelverwaltung

Bildausschnitt Artikelpflege

Das Artikelmanagement von flexERP vereint zum einen die allgemeine Verwaltung von Artikeln, sowie Vorgänge die damit in direkter (z.B. Artikelbeschafftung im Artikelmanagement) oder indirekter Verbindung stehen (z.B. der Wareneingang im Lagermanagement).

Dabei setzen wir auf eine vollkommen geschlossene Prozesskette der Bestandsbewegungen. Dadurch erreichen wir eine hohe Sicherheit und Aussagekraft von im System angezeigten Beständen. Das bedeutet nichts anderes, als das Ware nicht ohne definierten Prozess ins System oder aus dem System gelangen kann. Dafür gibt es folgende Standard-Zustände, die ein Bestand(steil) innehaben kann:

  • Zulauf
    • Ware die über die Artikelbeschaffung geordert wurde
    • diese Ware kann im Lagermanagement im Modul Wareneingang gebucht werden
  • RE-Prüfung
    • Ware die im Lagermanagement im Modul Wareneingang gebucht wurde
    • diese Ware kann im Modul Rechnungsprüfung gebucht werden, um die Ware schlussendlich in den Bestand zu bekommen
    • diese Ware kann nun auch im Lagermanagement unter Wareneinlagerung eingelagert werden, um die Ware Lagerslots zuzuordnen
  • Bestand
    • Ware die im Modul Rechnungsprüfung gebucht wurde
    • diese Ware ist jetzt final im Bestand und kann im Projektmanagement für das Modul Lieferung genutzt werden
  • Ablauf
    • Ware die im Projektmanagement im Modul Lieferung einer geplanten Lieferung zugewiesen wurde
    • diese Ware ist nun im Lagermanagement im Modul Warenausgang verfügbar

 

Was bringt diese aufwändige Bestandsführung?

Ziel einer jeden geschlossenen Bestandsführung muss es sein, dass keinerlei Warenbewegung unprotokolliert vorgenommen werden kann. Nur so kann garantiert werden, dass es im System zu keinerlei Abweichungen oder Ungereimtheiten kommen kann.

Um mögliche Fehler in der Prozesskette von der Bestellung bis zum zum Verbuchen der Rechnung vermeiden zu können, verwenden wir im flexERP Artikelmanagement eine Rechnungsprüfung, die dazu dient, dass Preise tatsächlich so eingebucht werden, wie auch gewollt. Dabei wird immer der Originalpreis der Bestellung mit dem Preis der Rechnung verglichen. Dadurch sind Unternehmen in der Lage, die Verantwortung von Bestellungen und Rechnungen zu trennen.
Beispiel:
– Person 1 macht die Bestellung, z.B. der Abteilungsleiter
– Person 2 verbucht die Rechnung, auf Basis der Bestellung von Person 1

Darüber hinaus ermöglicht das System durch die Schaffung kundenindividueller Prozessketten oder z.B. individueller Artikelkennzeichen und damit einhergehenden spezialisierten Prozessen eine systemisch grenzenlose Erweiterbarkeit der Grundfunktionen.

Viele weitere Funktionen und Möglichkeiten im flexERP Artikelmanagement stehen zur Verfügung, auf die wir jedoch hier an dieser Stelle nur bedingt eingehen können. Daher kontaktieren Sie uns bei weiteren Fragen gerne per Mail oder Telefon. Nachfolgend finden Sie weitere Details…

Kurzbeschreibung in Stichpunkten:

  • das Artikelmanagement vereint verschiedene Module, die direkt in Verbindung mit Artikeln stehen
  • alle Module sind in festen „Prozessketten“ gefasst, bedingen also für den gesamten Prozess bzw. Teilprozesse des jeweiligen Moduls die Erfüllung bestimmter Bedingungen
    • z.B. können nur bereits gelieferte Artikel (mit erfolgtem Wareneingang) in der Rechnungsprüfung gebucht werden
    • z.B. können nur eingelagerte Artikel im Warenausgang ausgelagert werden
  • bestimmte Module aus anderen Bereichen beziehen ebenfalls für bestimmte eigene Prozesse bzw. Teilprozesse Bedingungen (z.B. Stati) von Modulen aus der Artikelverwaltung
    • z.B. können im Lagermanagement->Wareneingang nur Artikel gebucht werden, für die es auch eine Artikelbeschaffung (Bestellung) gibt
  • Artikel, Artikelbeschaffungen, Rechnungsprüfungen, Artikelaktionen, Marken, Sortimentsgruppen, Produktgruppen und Einheiten können nie gelöscht, sondern nur deaktiviert werden (damit keinerlei Information versehentlich verloren gehen kann bzw. Informationen bei bereits erstellten Datensätzen nicht mehr verändert werden)
  • deaktivierte Datensätze werden in der jeweiligen Übersicht nicht mehr mit aufgeführt
  • deaktivierte Datensätze können aktuell nur über die DB reaktiviert werden, um so einen weiteren Sicherheitsbaustein vorhalten zu können
  • Positionen in den Datensätzen von Artikelbeschaffungen, Rechnungsprüfungen und Artikelaktionen können jederzeit gelöscht oder bearbeitet werden, außer es ist bereits ein bestimmter Status erreicht worden
    • z.B. können bereits im Wareneingang gebuchte Positionen in der Artikelbeschaffung nicht mehr gelöscht werden
    • z.B. könnte die Menge einer Position einer Artikelbeschaffung auf die bereits im Wareneingang gebuchte Menge reduziert werden (Aufgabe der offenen Restmenge)
  • die automatisch generierten Datensatznummern (z.B. Best.Nr., RE-Nr. etc.) können als fortlaufende Nummer (z.B. 100001, 100002, 100003…) automatisch geführt werden, oder als Bezug auf das Erstelldatum (z.B. 130819_1, 130819_2, 130819_3…)
Rechnungsausgang

Detaillierte Hinweise zur Artikelverwaltung:

Rechnungsausgang
  • der Menüpunkt „Artikelübersicht“ enthält die eigentliche „Artikelverwaltung“
  • folgende Artikel-Bestands-Kennzhalen werden geführt:
    • „Bestand“ = tatsächlicher systemischer Bestand
      • beeinflusst durch Projektmanagement->Lieferungen bzw. Artikelmanagement->Rechnungsprüfung
    • „Zulauf“ = offene Positionen/Mengen aus Kreditoren-Bestellungen
      • beeinflusst durch Artikelmanagement->Artikelbeschaffung
    • „RE-Prüfung“ = Wareneingangspositionen, die zur Rechnungsposition freigegeben sind
      • beeinflusst durch Lagermanagement->Wareneingang bzw. Artikelmanagement->Rechnungspositionen
    • „Ablauf“ = für Lieferungen bzw. geplante Warenausgänge geblockte Mengen
      • beeinflusst durch Projektmanagement->Lieferungen bzw. Lagermanagement->Warenausgang
  • die Bestands-Kennzahlen werden automatisiert durch geschlossene Prozessketten geführt und können nur durch die Nutzung von Modulen beeinflusst werden
  • damit wird verhindert, dass Kennzahlen manuell und ohne gewollten Prozess manipuliert werden können
  • Beispiel:
    • die Bestandskennzahl „Bestand“ eines Artikels wird durch die Rechnungsprüfung, die Lieferung und durch den Warenausgang beeinflusst
    • erst wenn die Wareneingangsposition des Artikels in der Rechnungsprüfung geprüft und gebucht worden ist, wandert die entsprechende Menge von „RE-Prüfung“ in den „Bestand“
    • erst wenn die Menge entsprechend in einer Lieferung hinterlegt worden ist, wandert die entsprechende Menge von „Bestand“ in den „Ablauf“
  • über das Artikelkennzeichen „Bestandsführung“ kann entschieden werden, ob Artikel von den Bestandskennzahl-Prozessen betroffen sind (z.B. muss der Artikel „Versandkosten“ nicht bestandsgeführt werden)
  • über das Artikelkennzeichen „Artikeltyp“ kann der Artikel dem kaufmännischen Zweck zugewiesen werden, um das später in Auswertungen besser granulieren zu können
  • Artikel werden grundsätzlich in Marken, Sortiments- und Produktgruppen organisiert, um so die Übersichtlichkeit und Auswertbarkeit von wirtschaftlichen bzw. kaufmännischen Faktoren zu ermöglichen bzw. zu verbessern
Grundmodule vom flexERP Artikelmanagement
Im nächsten Beitrag gehe ich auf die Artikelverwaltung näher ein.

©Time4Innovation | Oliver Schmidt

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